Cómo organizar tu computadora y herramientas digitales (System Management)

Estas son algunas recomendaciones de cómo organizar la estructura de trabajo personal, como lo es el uso de tu computadora junto con otras herramientas digitales.

En su mayoría hoy en día no sólo usamos una computadora de escritorio para trabajar, quizá sólo usamos una laptop o ambas, también Smartphone, iPad o Tablet e incluso diferentes Sistema Operativos.

El objetivo de estos puntos es resaltar algunas herramientas útiles de trabajo y hacer la sincronización entre ellas para que el flujo de trabajo sea más eficiente.

Estas son algunas herramientas útiles que pueden ayudarte a eficientar tu trabajo:

Gmail

Gmail es el servicio de correo electrónico gratuito de la compañía Google. El uso de este servicio te abre una amplia oportunidad para el uso de herramientas de esta empresa que pueden ayudarte con la productividad de tus proyectos.

Google Drive

Parte de tu cuenta de Gmail. Google Drive es un espacio en la nube que te permite almacenar hasta 15G de archivos de manera gratuita. Además de ofrecerte una paquetería estilo Microsoft Office para la creación de nuevos documentos; Google Docs (Similar a Word), Google Sheets (Similar a Excel), Google Slides (Similar a Power Point), con la ventaja que se sincronizan de manera automática y pueden ser compartidos con otras personas para consultar o trabajar de manera simultanea.

Dropbox

Dropbox también es un espacio en la nube que te ofrece 2G de espacio de manera inicial, puedes sincronizar tus archivos directamente de tu computadora y pueden ser accesibles de manera remota desde el sitio oficial de Dropbox. Esto te permite una sincronización simultanea de tus archivos a través de tus equipos de cómputo que usas para trabajar.

Chrome

Chrome es el navegador de Google, ofrece ventajas en la seguridad y velocidad, así como uno de los navegadores favoritos de desarrolladores y bloggers.

Bookmarks

Los bookmarks en los navegadores te pueden ayudar a localizar ciertos accesos a diferentes sitios web y aplicaciones web de manera más eficiente. Puedes basarte en las sugerencias de la organización de tus archivos (File Management) para organizar tus bookmarks.

Things

Things es una aplicación local y también móvil, que te permite dar seguimiento a todas las tareas diarias, es el más completo que he usado. Si eres usuario de Mac OS X puedes usar Reminders como alternativa.

Calendar

Aprovecha mucho esta herramienta para registrar juntas, eventos así como registrar tareas futuras o en progreso. Esto te ayudará a visualizar tu eficiencia de trabajo. Como usuario de Mac OS X, puedo sincronizar mi calendario de computadora con la de mi teléfono y siempre estar al día. También puedes aprovechar y sincronizar cualquier invitación desde el calendario de Gmail.

Meetings

Herramienta que te ayudará al registro de minutas así como el seguimiento de tareas. Recuerda que documentar te permite analizar tu progreso para futuras decisiones.

Microsoft Office

Herramientas básicas para la administración de documentos personales y de tu negocio. Como alternativa puedes usar las herramientas que Google Drive te ofrece.

Xmind

Herramienta que te permite hacer mapas mentales para la conceptualización de ideas. Sin duda esta herramienta me ha ayudado bastante a aterrizar planes de manera más concreta de una forma visual.

Sincronización de tus herramientas digitales

Esta es una representación de la sincronización de tus aparatos electrónicos y los sistemas que podrían estar sincronizados entre ellos.

Sincronización de herramientas con tu equipo de trabajo

Cuando estás trabajando con un grupo de personas y cuando tu equipo de trabajo empieza a crecer es importante estar listo con la escalabilidad de las herramientas de trabajo así como las herramientas de comunicación.

Podio es una de las herramientas más robustas con la que he trabajado en la parte administrativa de proyectos y comunicación.

A continuación, se representa cómo puedes aprovechar el uso de herramientas que enlistamos anteriormente y cómo puedes aprovechar la sincronización en la nube para trabajar con un equipo de trabajo que puede crecer con el tiempo.

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